iPaaS: ¿Cómo conecto mi e-commerce con mis sistemas?
Quiero montar un nuevo e-commerce ¿Cómo lo conecto con mis sistemas?...
Te levantas un día y decides que es el momento de que tu compañía tenga su propio e-commerce. Empiezas a darle vueltas, a buscar presupuestos y te centras en como solucionar, la logística, pagos, almacenes…. Hasta que caes en la cuenta de que tienes, a día de hoy, varios sistemas funcionando que gobiernan todo lo que pasa en tu compañía. Todo, tarifas de precios, facturas, gestión de stock, marketing, relaciones con el cliente… Además, ves que todo eso tiene que conocerlo el e-commerce y no tiene sentido, en el siglo en el que estamos, que te dediques a realizar procesos manuales para cargar estos datos.
Para más colmo descubres que hay procesos críticos… ¡No puedo vender algo sin stock! … y para más colmo de los colmos…. esos sistemas no se entienden con el software e-commerce que quieres montar ni por asomo.
Créeme, es muy normal si cuando has llegado a estas conclusiones tienes un pequeño momento de pánico. Pero, como comento siempre con mi equipo, ten por seguro que entre las cerca de 8.000M de personas que hay en este planeta, a alguien le ha tenido que pasar esto mismo antes… De hecho, te avanzo, que efectivamente no eres el primero que le pasa y sobre todo que hace mucho que se trabaja en soluciones para solucionar y minimizar esta problemática.
Pero, ¿hasta dónde puede llegar el problema?
Bien, el problema es tan extenso o corto como queramos. Como en todo, hay máximos, mínimos y recomendaciones que tener en cuenta. Y como siempre, mi recomendación es la misma, divide el problema en partes y estudia cada una de forma independiente. Es importante, hay que pormenorizar cada caso concreto e intentar optar por la solución acorde a los costes y beneficios.
Y esto, ¿qué quiere decir? Pues que la solución para cada apartado no tiene por qué ser la misma. No tiene las mismas necesidades de actualización de datos las tarifas que el stock o que el listado de productos a la venta. Cada una de ellas necesita de unos recursos distintos y de unos niveles de actualización personalizados.
Por ejemplo, hay escenarios en los que tenemos varios puntos de venta y contamos con un stock limitado. En esos casos es sencillo que en una campaña tengamos roturas de stock y que terminemos vendiendo productos que no tenemos. Al estudiar las necesidades de forma independiente vamos a poder detectar qué nivel de actualizaciones vamos a tener que hacer para que nuestro e-commerce no nos cree un problema.
Poniendo el ejemplo contrario, tenemos el caso de tiendas que incorporan al catálogo muy pocos productos al año y lo hacen de forma muy puntual y separada en el tiempo. No tiene sentido que mantengamos una sincronización continua diaria para algo que en una mañana vamos a poder hacer de forma manual.
Y, ¿qué puedo hacer?
Aquí es donde entra el concepto que da título al post… iPaaS.
Un iPaaS (Integration Platform as a Service) es como un director de orquesta en todas estas sincronizaciones y actualizaciones que vamos a necesitar para que nuestro e-commerce pueda vender con seguridad. Un iPaaS es la solución que conecta todos esos sistemas aparentemente autónomos.
Creo que para entender el concepto completo debemos partirlo en dos:
iP (Integration Platform): básicamente este término lo que nos describe es que este sistema se va a encargar de orquestar las comunicaciones entre tus sistemas de precios, facturación, inventario, marketing …. evitando procesos manuales y garantizando un nivel de actualizaciones óptimo en cada caso.
aaS (as a Service): esto hace referencia al concepto que se lleva fraguando desde hace tiempo en el mundo de internet. As a Service nos dice que estamos contratando un servicio, es decir, que no vamos a tener que andar peleando con instalaciones de software, hosting, versiones de código…. Accedemos, contratamos, configuramos y ya tenemos nuestro servicio funcionando.
Espera un segundo, ¿cómo funciona esto?
En esencia, un iPaaS no es más que un software que se dedica a leer datos de un punto, transformarlos si es necesario y almacenarlos en otro. Todo esto recubierto por capas y capas que dan infinitas posibilidades de gestión. Con estas capas lo que vamos a conseguir es tenerlo disponible para ser usado tal y como lo contratemos y poder configurarlo desde una interfaz amigable, sin intermediarios, sin desarrolladores y sin tener que implementar código.
Vamos a apoyarnos en un diagrama muy muy simplificado de qué es un iPaaS:
En este diagrama podemos ver de forma muy simplificada los componentes generales que confirman un iPaaS. En él podemos ver que el iPaaS tiene dentro:
Conectores: que se encargan de “hablar el idioma” de los sistemas que interconecta. Nuestro e-commerce, nuestro ERP, nuestro CRM… cada uno tiene su propia interfaz (idioma) para hablar con él. Es por esto que el iPaaS necesita estos conectores, simplemente para saber cómo debe enviar la información a cada sistema que conecta.
Transformación, almacenamiento y procesado: el iPaaS para hacer su trabajo necesita en muchos casos mantener datos almacenados, pero sobre todo necesita procesar e incluso transformar dichos datos antes de pasarlo de un sistema a otro. Imaginemos algo tan simple como que en un sistema se almacena el nombre y apellidos de un cliente en campos distintos y en el otro se almacena unido. El iPaaS necesita saberlo, transformarlo y hacer que la información se mande justo como lo necesita cada uno.
Configuración: me he permitido la licencia de pintar este bloque. Básicamente, quiero dar luz sobre que el iPaaS da la posibilidad a su cliente de hacer decenas de configuraciones para su funcionamiento. No solo para pedir los datos que necesita para conectar con cada sistema, sino para crear esas reglas de conversión que comentaba en el punto anterior.
Y, ¿qué sistemas puedo integrar con un iPaaS?
Bien, ahora ya sabemos que un iPaaS nos permite integrar dos sistemas distintos contratando un servicio en la nube. Así, que la respuesta a esta pregunta es, depende. Y depende básicamente del iPaaS que contratemos. Pero bueno, no te preocupes, no te voy a dejar con esta respuesta :D
El ejemplo más clásico de integración entre sistemas en el mundo e-commerce es la integración entre tu sistema de gestión empresarial (ERP) y tu e-commerce. Con ella, puedes conseguir tener tu stock al día, tus tarifas al día, tus pedidos creados en el ERP….. pero existen otros muchos casos de uso:
Aplicación a Aplicación: conecta diferentes aplicaciones empresariales. Por ejemplo, integración de sistemas de gestión empresarial (ERP), sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM), sistemas de recursos humanos, entre otros.
Datos a Datos: integra datos entre diversas fuentes como bases de datos, almacenes de datos, sistemas de ficheros …
Integración de Procesos Empresariales: este caso se encarga de la automatización de flujos de trabajo y procesos empresariales. Los objetivos son, mejorar y optimizar la eficiencia operativa y minimizar procesos manuales susceptibles de errores humanos o tareas repetitivas…
Servicio a Servicio: conecta servicios web y API’s para permitir la comunicación entre diferentes servicios en la nube o en local.
Integración de Dispositivos (Internet de las Cosas - IoT): los casos anteriores eran algo más abstractos. En casos más concretos como este se usan iPaaS también. En ellos se permite la conexión y la transferencia de datos entre dispositivos IoT y sistemas empresariales (recopilar, procesar y analizar datos generados por sensores y dispositivos conectados).
Integración de Proveedores (B2B - Business-to-Business): facilita la integración con socios comerciales y proveedores.
Integración de Nubes Múltiples (Multi-Cloud): gestiona la integración entre aplicaciones y datos que residen en diferentes entornos de nube, permitiendo a las organizaciones utilizar servicios de múltiples proveedores de nube de manera coherente.
Integración Híbrida: combina la integración en la nube y en las instalaciones locales (on-premises) para abordar la variedad de sistemas que pueden existir en una organización.
Examinando esa clasificación podemos detectar fácilmente que, en algunos casos, una integración puede encajar en varios tipos. Sí, es así, de hecho hay sistemas como los ERP, CRM, etc… modernos que son tan amplios que encajan perfectamente en varios tipos de integraciones o incluso que podamos necesitar, contra un mismo sistema, varias integraciones.
Lo siguiente parece una obviedad, pero quiero ser pesado en ello porque me encuentro casos continuamente. Al implantar un iPaaS por mucho que nuestro ERP (sigo con el mismo ejemplo por ser el más claro) permita hacer integraciones vía API, vía ficheros, etc… y por mucho que estemos superacostumbrados a trabajar con esos ficheros kilométricos CSV que tanto cariño le tenemos…. Debemos parar y examinar bien las posibilidades que tenemos para decidir cuál de las integraciones nos va a dar menos quebraderos de cabeza (que en nuestro ejemplo seguramente sea la de la API 😁 ) o al menos, dejarnos asesorar por aquellos que sí que han hecho decenas de integraciones y saben las bondades y defectos de cada tipo.
Pero no debemos quedarnos en este ejemplo tan simple. Imaginad un escenario de un e-commerce en el que queremos que cuando llegue un pedido se realice lo siguiente:
El pedido debe viajar al ERP para que entre en el procedimiento interno de preparación y envío. Pero al hacerlo debemos transformar los gastos de envío en una línea de producto con código SKU xxxxxxx
Además, quiero que se notifique la venta al CRM identificando al cliente. Necesito que mi CRM esté enterado de qué se le vende a este cliente para en el futuro atenderlo mejor y sobre todo para poder segmentar mejor mis campañas.
Necesito que mande un mensaje a un canal de Slack… Pues sí, como lo oyes, el jefe de almacén trabaja mucho con Slack y quiere tener estas notificaciones para que no se le pase una.
Por último, necesito que se mande los datos de la venta a una hoja excel con la que trabaja el equipo contable.
Pues bien, en medio de este proceso está tu iPaaS coordinando, transformando y sincronizando la información entre todos los sistemas.
¿Qué iPaaS existen hoy?
Ya podemos imaginarnos que la respuesta es multitud. Y sobre todo, existen casos especializados para cada área. Casos muy populares son:
MuleSoft (de Salesforce): proporciona una plataforma de integración que permite conectar aplicaciones, datos y dispositivos en la nube y en las instalaciones.
Dell Boomi: ofrece una plataforma de integración en la nube que permite conectar aplicaciones, gestionar datos y automatizar procesos de negocio. En su web podemos ver que indican que tienen 300K conectores.
SnapLogic: proporciona una plataforma de integración que facilita la conexión de aplicaciones, datos y dispositivos en entornos híbridos. Me ha parecido curioso como en su web nos ponen ejemplos de perfiles que agradecen el uso de un iPaaS ;)
Talend: ofrece una suite de integración de datos que abarca diversas necesidades, desde integración de aplicaciones hasta integración de datos y gestión de la nube.
Jitterbit: ofrece soluciones iPaaS para la integración de aplicaciones y datos, así como para la creación de APIs.
Microsoft Azure Integration Services: parte de la oferta de servicios de Azure, proporciona una plataforma de integración en la nube que incluye capacidades de integración de datos, aplicaciones y API.
IBM App Connect: ofrece herramientas para la integración de aplicaciones y datos, así como la creación de flujos de trabajo automatizados. Ahora indican que están integrando capacidades de IA.
Oracle Integration Cloud: ofrece servicios de integración en la nube para conectar aplicaciones y servicios tanto en entornos locales como en la nube.
Workato: se centra en la automatización de flujos de trabajo y la integración de aplicaciones para mejorar la productividad empresarial.
…
Hay otros muchos, algunos más especializados, otros más genéricos, e incluso hay desarrollos más locales que implementan mini-iPaaS para escenarios concretos, pero no voy a listar y listar…. eso ya lo hace google, bing y compañía mejor que yo desde hace mucho. 😊
Pero ¡ojo!, la línea para diferenciar un sistema de automatización de tareas con un iPaaS es fina. Por ejemplo, el famosísimo Zappier, aunque comparte muchas funcionalidades con un iPaaS, no se considera tal, puesto que su función se centra en la automatización pura de tareas y no en la integración total de sistemas. Estas similitudes hace que muchos lo consideren casi un iPaaS de facto. De hecho, sinceramente, qué más nos da, lo realmente es que se llame iPaaS, sistema de automatización o como se quiera llamar, nos solucione nuestra integración y que seamos realmente conscientes de nuestras necesidades, no solo hoy, sino en el futuro.
¿Y cómo me puede ayudar a mí un iPaaS?
Tal y como contábamos anteriormente, los beneficios de un iPaaS son muchos, nos daría para otro artículo completo, pero quiero hacer énfasis en tres casos, sobre todo, porque son los que nos van a reportar un beneficio inmediato.
Por un lado, la minimización de errores humanos. Un iPaaS, una vez que lo hemos dejado bien configurado y le hemos indicado las reglas de transformación y conversión de datos, siempre lo va a hacer de la misma manera. En todo proceso manual la posibilidad de error humano existe, incluso, poniendo decenas de controles intermedios para evitarlos. Esto se acentúa en tareas repetitivas, donde el humano pierde la concentración o tiende a “normalizar” el “nunca pasa nada” relajando o incluso dejando de lado estos controles e incrementando la posibilidad de errar. El software no normaliza ni pierde concentración, siempre lo hace siguiendo las mismas reglas y los mismos pasos.
El otro punto sobre el que quiero hacer énfasis es la automatización. En los procesos de un e-commerce rápidamente identificamos algunos repetitivos y automatizables: actualización de stock con cada cambio, actualización de precios varias veces a la semana o al día, mantenimiento de información de productos, clientes, pedidos….
Por último, la flexibilidad. Nuestro negocio cambia, nuestros procesos cambian, con un iPaaS el coste de implementar, adaptar y automatizar estos cambios se minimizan. En muchos casos el mismo iPaaS nos dará la herramienta a nosotros para realizar estos cambios con una simple interfaz de configuración, sin tener que andar haciendo costosos desarrollos, despliegues,…
En todo caso, lo que sí tengo claro desde el día que descubrí este concepto es que es una solución que afecta y ayuda transversalmente en la empresa. Prácticamente, todos los departamentos pueden optimizar procesos vía automatización e integración gracias a él. IT, finanzas, marketing, almacén, recursos humanos, dirección… todos, de una forma u otra, pueden conseguir tener información antes y de mejor calidad al implantar una solución de este tipo.
¿Cómo elijo un iPaaS?
Al seleccionar una plataforma iPaaS, es crucial tener en cuenta una serie de consideraciones con las que nos aseguremos que esta se adapte a las necesidades específicas de tu organización.
Requisitos de integración: primero, identifica claramente tus requisitos de integración, qué sistemas integrar, cuáles son locales o en la nube, tipos de datos que se deben transferir…
Escalabilidad: todos construimos nuestro e-commerce con el objetivo de que crezca. El iPaaS que escojamos nos va a acompañar en nuestro viaje y debe tener la capacidad de escalar y adaptarse a nuestro crecimiento.
Conectividad: piensa en el futuro, en qué necesitarás conectar si consigues tus objetivos y escoge un iPaaS que no te limite.
Facilidad de Uso: echa un vistazo a la interfaz de usuario y las herramientas proporcionadas para el diseño, implementación y monitoreo de integraciones. Una interfaz intuitiva puede reducir la curva de aprendizaje y abaratar la puesta en marcha.
Automatización y Orquestación: asegúrate de que la plataforma admita la automatización de flujos de trabajo y la orquestación de procesos para mejorar la eficiencia y reducir la intervención manual.
Seguridad: la seguridad ofrecida, incluyendo el cifrado de datos durante la transferencia y el almacenamiento, así como las capacidades de autenticación y autorización son importantes, puesto que el iPaaS escogido manejará información sensible sobre nuestros clientes con toda probabilidad.
Monitoreo y Gestión: todo control es poco cuando se trata del sistema que va a mantener actualizado nuestro e-commerce. Evalúa las herramientas que se pongan a tu disposición para controlar que todo sigue funcionando y que lo hace de forma correcta.
Cumplimiento Normativo: asegúrate de que la plataforma cumpla con los requisitos normativos y de cumplimiento que aplican a tu industria y ubicación geográfica.
Costes: no podía ser de otra forma. Los costes son muy importantes, evalúa el modelo de precios de la plataforma iPaaS para entender cómo se facturan los servicios y si es escalable según tus necesidades. Considera tanto los costes iniciales como los costes continuos. Eso sí, he de confesar que te queda una buena tarea para conseguir esto. Los iPaaS no suelen publicar sus precios, seguramente debido a que dimensionar el coste no es sencillo, son tantas las variables a tener en cuenta y tantos los sistemas y casos que se pueden dar en una integración para conseguir calcular cuanto “vamos a consumir” de este iPaaS, que es casi inviable darle forma de planes de precios cerrados.
Flexibilidad y Adaptabilidad: este es algo más complejo de evaluar, pero es importante asegurarse que nuestro iPaaS tiene un nivel de flexibilidad y adaptabilidad suficiente para ajustarse a los continuos cambios que se dan el sector tecnológico.
Soporte y Servicios: asegúrate de que el proveedor ofrezca un buen nivel de soporte técnico e incluso servicios profesionales para ayudarte en la implementación y resolución de problemas.
Reputación, comunidad y ecosistema del iPaaS: si buscamos un iPaaS genérico, es importante que goce de una buena reputación y posea una comunidad amplia que lo soporte. Esto nos ayudará a acortar las soluciones de los problemas que se nos planteen a la hora de utilizarlo.
Concluyendo
En conclusión, la decisión de implantar un e-commerce conlleva desafíos complejos, especialmente cuando se trata de integrar los sistemas de nuestra compañía. A poco que nos paremos a pensar en nuestro día a día vamos a identificar problemas críticos, como la gestión del stock, precios, pedidos, etc, que van a hacer muy patente la necesidad de mantener, de alguna forma, esta información actualizada en nuestro e-commerce.
La propuesta de utilizar iPaaS (Integration Platform as a Service) es un enfoque estratégico en nuestra compañía para conseguir orquestar estos sistemas, no solo para optimizar nuestros procesos, sino para evitar problemas tan clásicos como una rotura de stock.
La clave a la hora de utilizarlo reside en abordar cada problema planteado de forma independiente, considerando las particularidades de cada área afectada y sus procesos y, sobre todo, evaluando costes y beneficios de invertir en la automatización. En esta tarea es importante apoyarse en un equipo experto en análisis de procesos. Si no tienes equipo analista dentro de la compañía, no lo dudes, busca ayuda profesional externa.
Minimización de errores, versatilidad, simplificación en la integración, agilidad, estabilidad y escalabilidad son algunos de los términos que definen las bondades de un software iPaaS.
También hemos visto como estos, destacan en diversas áreas de aplicación, desde la integración de aplicaciones y datos hasta la automatización de flujos de trabajo, conectividad de servicios web, Internet de las Cosas (IoT), integración B2B y más.
En la elección de un iPaaS, es realmente importante considerar aspectos cruciales como los requisitos de integración, escalabilidad, conectividad, facilidad de uso, seguridad, monitoreo, cumplimiento normativo, costos, flexibilidad y adaptabilidad, así como el respaldo de un sólido soporte técnico.
En resumen, la implementación de iPaaS no solo aborda los desafíos específicos de integración, sino que también ofrece una solución eficiente y adaptable para ayudarnos en nuestro crecimiento y en la operación continua de un e-commerce que, como nuestro mundo, está en constante evolución.
Muy interesante. Gracias Manuel
Qué maravilla de artículo os habéis currado, compañeros. ¡¡me encanta!!